Support: Veel gestelde vragen

Inrichten
Hoe verwijder ik een onderliggend object uit mijn inspectieobject?

Zoek via Instellingen->inspectieobject het gewenste object op. Vervolgens kies je onderliggende objecten. Vervolgens kies je achter het onderliggende object dat je wilt verwijderen voor de knop 'verwijderen'.

Hoe voeg ik op de server een rubriek of object toe aan een inspectieobject?

Zoek via Instellingen->inspectieobject het gewenste object op. Vervolgens kies je Tonen->onderliggende objecten->toevoegen. Hier kies je of je een rubriek (bv. bouwlaag, installatie, verdieping) of een object (bv. binnenwandafwerking, cv-ruimte, dakterras, keuken) wilt toevoegen.

Hoe verwijder ik een gebruiker?

Een gebruiker kan worden ontkoppeld door een gebruiker met de rol "Beheerder". Echter, dit is alleen mogelijk wanneer de betreffende gebruiker nog geen inspecties heeft uitgevoerd met InspectAndGo. Als de gebruiker al wél inspecties heeft gedaan, is het advies om zijn wachtwoord te veranderen, zodat hij er niet meer in kan, maar zijn inspecties blijven staan. Ook kun je zijn rol wijzigen en de toegewezen inspectietypes ontkoppelen. Mocht je toch je gebruiker willen ontkoppelen, dan kan dat bij instellingen->gebruikers->ontkoppelen.

Hoe voeg ik een foto toe aan het voorblad?

Een foto voor het voorblad kun je via de server uploaden bij instellingen->inspectieobjecten->tonen->documenten->document toevoegen. Bij toevoegen upload je je foto, en bij rol kies je 'foto voorblad'.

Hoe kan ik eigen tekstblokken gebruiken?

Binnen InspectAndGo kun je voor de afspraakbevestiging, de tekst boven de ondertekening van het inspectierapport en de begeleidende e-mail voor het inspectierapport, je eigen teksten gebruiken.

Per Inspectietype
Per Inspectietype kun je je eigen teksten instellen. Dus bij de woonruimte eindinspectie kun je voor de afspraakbevestiging een andere tekst gebruiken dan bij de voorinspectie.

Speciale opmaak
Wil je bepaalde teksten vet of cursief weergeven dan kun je hiervoor html codes gebruiken. Met de hulp van een html-editor kun je dit eenvoudig kopiëren.

Tot slot

  • Om het overzichtelijk te houden, adviseren wij je om deze teksten door een centrale persoon binnen je organisatie te laten instellen.
  • Synchroniseer na het inrichten van de teksten, alle tablets waar InspectAndGo op staat.
  1. Ga naar de Instellingen van de Abonnee
  2. Kies voor Inspectietypes
  3. Kies bij het gewenste inspectietype voor Taak



  4. Kies nu het onderdeel dat je wilt aanpassen: bijvoorbeeld Afspraakbevestiging.



  5. Kies vervolgens voor Bewerken.



  6. Het vaste deel van de afspraakbevestiging, waar de gegevens van de afspraak staan is vast en kun je dus niet wijzigen.

    Vast deel:
    Betreft: woonruimte eindinspectie
    Adres: Waterlandplein 18 te Amsterdam
    Datum: woensdag 13 januari 2016
    Tijd: 10:00 - 10:30 uur
    Inspecteur: Jan de Groot


    De tekst vóór en ná dit vaste deel, kun je zelf instellen. Deze teksten verschijnen dan in de Afspraakbevestiging (de pdf die als bijlage wordt meegestuurd) en in de begeleidende mail. Ook kun je een eigen bijlage selecteren die bij de Afspraakbevestiging wordt meegestuurd.
    NB: Kies je er voor om een eigen bijlage mee te sturen, dan vervalt de tekst 'Toelichting Huuropzegging' uit de bijlage die standaard opgenomen wordt in de Afspraakbevestiging.

  7. Kies voor het toevoegen van een bijlage onderaan de pagina op Toevoegen. Selecteer een bijlage en kies vervolgens voor uploaden. Selecteer een Rol en wijzig desgewenst de naam van de bijlage. Kies tot slot voor Bewaren.



    Op dezelfde wijze kun je de tekst aanpassen bij de onderdelen: Te Ondertekenen en Rapport.



    Te ondertekenen:
    De tekst die standaard vermeld staat boven de ondertekening op de tablet en het inspectierapport, kun je hier zelf instellen. Zodra je hier je eigen tekst typt, vervalt uiteraard de standaard tekst.

    Rapport:
    De tekst van de begeleidende e-mail bij het inspectierapport kun je nu zelf instellen. De aanhef en de sluiting van de e-mail zijn standaard en dus niet te wijzigen.

Bij het plannen van een inspectie kan ik geen inspecteur selecteren.

Om een inspecteur bij een inspectie te kunnen selecteren, is het belangrijk dat je vooraf de volgende zaken juist hebt ingericht: - controleer of de persoon die de inspectie gaat uitvoeren de rol "Inspecteur" heeft
Wanneer dat wel het geval is, dan heb je waarschijnlijk nog geen inspectietype(s) toegevoegd aan de gebruiker.

Om dit te controleren voer je de volgende stappen uit:

  1. Log in als de gebruiker met beheerrechten op jouw abonnement op de server via server.inspectandgo.nl met username en password.
  2. Kies vervolgens rechtsonder de optie Tabellenbeheer.


  3. Kies uit het overzicht de Abonnees


  4. Klik op de knop tonen.


  5. Kies de tab Gebruiker.


  6. Selecteer de details per gebruiker per abonnee. Indien een gebruiker niet in de lijst staat, voeg deze dan eerst toe via de knop "Gebruiker toevoegen".


  7. Kies de tab inspectietype.


  8. Kies de knop Inspectietype koppelen.


  9. Selecteer het inspectietype.


  10. Druk op de knop Koppelen.


  11. De inspecteur is nu beschikbaar.
Wat heb ik minimaal aan hardware en software nodig om met InspectAndGo te kunnen werken?

Om te beginnen, heb je een tablet nodig. Aan het geheugen van de tablet worden geen minimale eisen gesteld. Op dit moment leveren wij InspectAndGo voor de Apple iOS; en binnenkort ook voor Windows en Android.

Jouw inspecties worden ingepland en opgeslagen op de InspectAndGo server. Wij bieden dit aan vanuit een centraal datacenter; je hoeft daarom hiervoor geen hardware en software aan te schaffen. Wij streven naar een maximale beschikbaarheid van onze systemen, en je deelt de capaciteit voor infrastructuur, beheer en opslag samen met andere InspectAndGo abonnees. Uiteraard gebeurt dat op een veilige basis, zodat andere abonnees geen toegang hebben tot jouw gegevens.

Tip: Het werken met een iPad mini wordt als zeer gebruiksvriendelijk ervaren. Indien je van plan bent om de tablet voor meerdere toepassingen te gebruiken, dan kan het raadzaam zijn om te kiezen voor een tablet met meer intern geheugen.

Er staat een versie update van de App op de tablet klaar. Kan ik deze zomaar uitvoeren?

Wanneer wij een nieuwe versie introduceren via de AppStore, dan is deze beschikbaar voor gebruik. Wel raden wij aan om altijd eerst uit te loggen uit InspectAndGo voordat je een update installeert. Zo weet je zeker dat er geen data verloren kan gaan tijdens dit proces.

Tip: Probeer altijd met de nieuwste versie van InspectAndGo te werken. Zo weet je dat je optimaal gebruik maakt van deze applicatie en kun je functionele problemen voorkomen.

Planning
Een inspectie is opnieuw gepland voor een inspecteur. Hoe haalt hij deze informatie op?

  1. Log in op de App van de betreffende inspecteur via de tablet. Synchroniseer de tablet met de server.
  2. Alle nieuwe inspecties worden opgehaald van de InspectAndGo server en zullen op de tablet worden getoond.

     
Tip: Zorg ervoor dat je gedurende de synchronisatie een stabiele internetverbinding hebt. Zo weet je zeker dat alle informatie op een juiste manier wordt uitgewisseld tussen de tablet en de InspectAndGo server. Bij het synchroniseren worden eerst de inspecties opgehaald. Je kunt direct inspecteren wanneer de inspectie verschijnt in de agenda. Bijbehorende foto’s en/of documenten worden op de achtergrond uitgewisseld zodra je internetverbinding hebt.

Ik heb een inspectie verwijderd van mijn tablet. Wat nu?

Als je een inspectie verwijdert van de tablet, dan verwijder je de inspectie definitief. De inspectie zal dan ook niet meer beschikbaar zijn om opnieuw uit te voeren.

 

  1. De inspectieafspraak wordt na synchroniseren verzonden naar de server en verplaatst naar de historie op de InspectAndGo server.
  2. Om de inspectie terug te vinden moet je inloggen op de server via www.InspectAndGo.nl.
  3. Ga naar de tab historie.



  4. In de lijst zal de verwijderde inspectie getoond worden met de status "Geannuleerd". De inspecties die in de lijst bij de tab uitgevoerd zijn verwerkt, krijgen de status "Verwerkt".
  5. Het object wordt in de historie bewaard voor toekomstige acties.
Tip: Indien het object van hieruit opnieuw ingepland moet worden, dan doe je dat door de reguliere stappen voor het inplannen van een nieuwe inspectie te doorlopen.

Welke contactpersonen zijn verplicht bij de verschillende inspectietypes?

InspectAndGo kent voor de diverse inspectietypes optionele en verplichte contactpersonen. Iedere contactpersoon krijgt een rol. Deze rol gebruikt InspectAndGo om een contactpersoon verplicht of optioneel te laten meetekenen na het afronden van de inspectie.

  1. Bij een voorinspectie, is er geen verplichte contactpersoon.
  2. Bij een woning eindinspectie, is de verplichte contactpersoon: een "Huurder"
  3. Bij een kantoor of winkel eindinspectie, is de verplichte contactpersoon: een "Vertrekkende huurder".
  4. Bij een woning eindinspectie, is de verplichte contactpersoon: een "Huurder".
  5. Bij een kantoor of winkel eindinspectie, is de verplichte contactpersoon: een "Vertrekkende huurder".
  6. Bij een woning eindinspectie/ oplevering is de verplichte contactpersoon: een "Vertrekkende huurder".
  7. Bij een kantoor of winkel oplevering is de verplichte contactpersoon: een "Huurder".
  8. Bij een onderhoudsinspectie is er geen verplichte contactpersoon.

Waarom zie ik mijn geplande inspecties niet op de tablet?

De inspecties worden gepland op naam van een inspecteur. Om jouw inspecties te kunnen raadplegen op de tablet moet je daarom zijn ingelogd als de betreffende inspecteur. Daarnaast is het van belang om te weten dat je op de tablet alleen de inspecties voor de eerstkomende 3 dagen ziet. Is de inspectiedatum dus verder in de tijd ingepland, dan zie je hem nu nog niet verschijnen.

Tip 1) Laat de planner de geplande inspecties ook in jouw Outlook/Agenda zetten. Zo heb je een overzicht van toekomstig geplande inspecties.

Tip 2) Indien de inspecties wel binnen de komende 3 dagen zijn gepland en ze worden nog steeds niet getoond op de tablet, check dan of je met de juiste userid en password bent ingelogd op de tablet. InspectAndGo toont om veiligheidsredenen niet onder welke gebruiker je bent ingelogd, daarom kun je dit alleen veiligstellen door uit te loggen en vervolgens opnieuw in te loggen.

Hoe kan ik een inspectie herplannen?

Doe dit altijd via de InspectAndGo server en nooit via de tablet.

  1. Log in op de server via server.inspectandgo.nl.
  2. Ga naar de tab Gepland.



  3. Kies het object dat opnieuw ingepland moet worden.



  4. Druk op de knop "herplannen".



  5. Pas de datum/tijd en eventueel de inspecteur aan.



  6. Druk op de knop bewaren.



  7. Druk op de knop overzicht gepland.




  8. Druk op de knop planning.



  9. Ga in de lijst naar de inspectie die opnieuw is gepland.



  10. Druk op de knop bevestigen.



  11. Stuur eventueel een afspraakbevestiging naar de geselecteerde contactpersonen door een vink voor de betreffende personen te zetten.



  12. Druk op de knop bevestigen.



  13. Ga naar de tab gepland.



  14. In de lijst staat het object gereed voor synchronisatie.



  15. Het opnieuw inplannen van de inspectie is hiermee afgerond.

Inspecteren
Hoe worden gereed gemelde inspecties opgeschoond van mijn tablet?

  1. Na 7 dagen worden de gereed gemelde inspecties automatisch na synchroniseren verwijderd van jouw tablet.

  2. Indien je deze sneller wilt opschonen, dan kun je dit doen via de InspectAndGo server.

  3. Log in op de server via www. inspectandgo.nl met jouw username en password.

  4. Ga naar de tab "Uitgevoerd".



  5. Selecteer van de betreffende inspecteur de inspectie die je wilt opschonen.



  6. Druk op de knop verwerken inspectie.



  7. Hierdoor wordt de betreffende inspectie naar de historie gestuurd.

  8. Op de tablet zal de betreffende inspectie na synchronisatie worden opgeschoond.



  9. Synchroniseer de tablet met de server.



  10. De betreffende inspectie is opgeschoond van de tablet.



Hoe kan ik het beste een punt ter overname opnemen tijdens de inspectie?

  1. Druk op het kruisje bij het betreffende inspectiepunt dat je ter overname wilt registreren



  2. Kies een gebrek bv, vloerafwerking aangebracht



  3. Kies een maatregel, bv om niet achterlaten vloerbedekking



  4. Kies bij "Rekening" voor "Overname".



  5. Je hebt nu een punt ter overname vastgelegd.

Tip: Door een gebrek te kiezen met een omschrijving zoals: "Om niet achterlaten vloerbedek-king" leg je de gemaakte afspraken nog duidelijker vast in het inspectierapport. Zo kun je tevens discussies achteraf voorkomen. Een andere mogelijkheid is dat je op één van de notitievelden een extra toelichting opneemt.

Hoe verwijder ik op de tablet een contactpersoon uit een inspectie?









Tip: Belangrijk om te weten, is dat je hiermee de contactpersoon ook ontkoppeld van de inspectie aan de kant van de server.

Kan ik met meerdere pesonen inspecteren via een user ID op meerdere tablets?

Dit ondersteunen wij niet. Indien je dit toch doet, dan zal dit problemen met zich meebrengen.

Tip 1) Wanneer je samen met andere medewerkers een tablet deelt, log dan altijd eerst uit en opnieuw in voordat je start met inspecteren.

Tip 2) Wanneer je vanaf een andere tablet wilt werken, log dan altijd eerst uit op de tablet waarop je eerder was ingelogd en log daarna pas in op de andere tablet. Op deze wijze kunnen er geen gegevens verloren gaan die je op de eerdere tablet hebt vastgelegd.

Kan ik een gereed gemelde inspectie via een hotspot op mijn telefoon synchroniseren met de InspectAndGo server?

Wij raden het gebruik van telefoons als hotspot af. De reden hiervoor is het feit dat een dergelijke internetverbinding vaak instabiel is. Hierdoor zou het kunnen zijn dat data verloren gaat tijdens het uitwisselen van informatie met de InspectAndGo server.

Tip 1) Gebruik altijd stabiele en betrouwbare WiFi verbindingen, of kies voor een tablet met een eigen datakaart (3G of 4G).

Tijdens het inspecteren op de iPad, verspringt mijn scherm naar boven en ondervind ik problemen met verder werken op de tablet. Wat nu?

  1. Dit probleem kan voorkomen wanneer je kiest voor het zogenaamde gespleten toetsenbord functionaliteit van iOS. Deze werking wordt door InspectAndGo niet ondersteund.



  2. Het gebruik van een gespleten toetsenbord wordt niet ondersteund door InspectAndGo.



  3. Door op de knop "verbergen toetsenbord" te drukken, zal het scherm terugspringen en kun je verder gaan met inspecteren.



Hoe voeg ik vanaf de tablet een voorblad foto aan het inspectierapport toe?

 

 

Hoe worden afgeronde inspecties opgeschoond van mijn tablet?

  1. Na 7 dagen worden de afgeronde inspecties automatisch na synchroniseren verwijderd van jouw tablet. In de app zijn dit de inspecties in tab Afgerond in de Agenda.
  2. Indien je deze sneller wilt opschonen, dan kun je dit doen via de InspectAndGo server.
  3. Log in op de server via www. Inspectandgo.nl met jouw username en password.
  4. Ga naar de tab "Uitgevoerd".

  5. Selecteer van de betreffende inspecteur de inspectie die je wilt opschonen.

  6. Druk op de knop verwerken inspectie.

  7. Hierdoor wordt de betreffende inspectie naar de historie gestuurd.
  8. Synchroniseer de tablet met de server door de agenda omlaag te slepen. De betreffende inspectie na synchronisatie worden opgeschoond.

Hoe kan ik de naam van een ruimte aanpassen?

Je kunt de omschrijving van een object aanpassen. Bijvoorbeeld: "slaapkamer 1" wijzig je naar "slaapkamer voorzijde".

Staand: Tik op het label van het object en er verschijnt een toetsenbord om de omschrijving aan te passen.



Liggend: Tik op het label van het object bovenin het scherm en er verschijnt een toetsenbord om de omschrijving aan te passen.

Afwikkeling
Hoe verwerk ik gereed gemelde inspecties op de InspectAndGo server?

  1. Log in op de server via server.inspectandgo.nl met jouw username en password.

  2. Ga naar de tab "Uitgevoerd".


  3. Selecteer van de betreffende inspecteur de inspectie die je wilt opschonen.


  4. Druk op de knop verwerken inspectie.


  5. Hierdoor wordt de betreffende inspectie naar de historie gestuurd.